Praticamente todas as empresas já utilizaram planilhas eletrônicas para realizar a gestão de seu negócio. Existem diversas vantagens ao se fazer a utilização de uma planilha dentro da empresa, é uma ferramenta poderosa, apesar de muitos a utilizarem são poucas pessoas que tem conhecimento avançado para tirar o máximo proveito da ferramenta.
Existem várias opções de programas de planilha eletrônica no mercado, tanto grátis como o LibreOffice Calc quanto pagas como o Microsoft Excel.
Abaixo vou citar algumas desvantagens de adotar a planilha eletrônica ao invés de um programa especifico para compor seus orçamentos e gerenciar sua obra.
1-Segurança de dados muito limitada -> Na planilha eletrônica, os dados correm mais risco de serem apagados, alterados ou de ficarem inacessíveis caso o arquivo se corrompa. Isso pode gerar problemas sérios na obra, com fornecedores, clientes e até mesmo com a fiscalização, acarretando prejuízos enormes para a empresa.
2-Diminuição nos índices de produtividade das equipes -> Ficar atualizando manualmente diferentes planilhas demanda muito tempo dos colaboradores, que poderiam estar se dedicando a outras atividades que agregam mais valor para o negócio.
3-Dificuldade para gerar relatórios e levantar quantitativos -> Depois de compor um orçamento tem que se fazer um levantamento dos insumos gastos na obra para fazer a atualização dos preços, lançamento de Bdi e tirar relatórios como Curva ABC, esse tipo de tarefa é extremamente trabalhosa utilizando planilhas eletrônicas.
4-Aumento na incidência de erros -> O preenchimento manual de dados aumenta as chances de falhas humanas, as quais podem custar muito caro para o seu negócio.
5-Limitações para centralizar os dados -> Será necessário consultar diferentes planilhas até conseguir colocar os dados mais relevantes em um só lugar. Mesmo que o usuário seja extremamente organizado as planilhas eletrônicas ficam armazenadas em pastas variadas que ficam distribuídas e normalmente somente ele sabe onde estão, caso outra pessoa precise acessar as planilhas terá dificuldade e perderá um tempo até encontrar a planilha correta.
6-Muitas fórmulas para trabalhar os dados -> A grande quantidade de fórmulas que o usuário precisa saber para utilizar melhor os recursos da planilha eletrônica é considerada uma das desvantagens de acompanhar indicadores.
7-Sem suporte técnico -> Quando se faz uso de planilha eletrônica o usuário não tem na maioria das vezes suporte técnico da empresa desenvolvedora para auxilia-lo na utilização da ferramenta.
8- Espaço para trabalhar os dados -> Uma planilha com centenas de linhas e colunas leva o usuário a criar outras planilhas. Isso dificulta a organização e a visualização dos dados e aumenta as chances de erros.
9-Dificuldade em encontrar dados na planilha -> É necessário percorrer toda planilha para localizar uma determinada informação.
10-Uso genérico -> Com o avanço da tecnologia, novos softwares foram sendo criados, oferecendo recursos específicos e adaptados fazendo com que a planilha eletrônica ficasse como uma ferramenta auxiliar de uso genérico.
CONCLUSÃO
A planilha eletrônica agrega bastante valor em atividades pontuais, e devem ser usadas como ferramenta de apoio e não como ferramenta principal de gestão e tomada de decisão.
No mercado existe várias ferramentas você pode avaliar a que se adapta melhor a rotina de sua empresa, é importante que você utilize uma plataforma mais robusta e intuitiva.
O valor dispensado com um software de orçamento e gerenciamento de obras deve ser visto como um investimento e não um gasto e deve constar no cálculo de custo indireto da planilha de BDI .
Na crescente necessidade por informações confiáveis em tempo hábil um software criado especificamente para esse fim proporciona um aumenta produtividade, agilidade e confiança nas informações evitando retrabalhos e redundância nas atividades.
BIM -> um software especifico para orçamento de obras é parte importante na implementação dessa metodologia estando presente na parte de Estimativa de custos->Finalização dos projetos executivos.
O OrçaObra é uma solução dotada de recursos que facilitam e agilizam a criação de orçamentos e o controle das obras. Com módulos interligados fornecendo com poucos lançamentos uma grande gama de informações, atendendo a vários níveis da organização, e aumentando assim a competitividade e produtividade com qualidade, pois evita a redundância nas atividades e retrabalhos
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